Kven får kommunen opplysningar frå om den tilsette?

Organisasjon- og personalsjefen har det daglege ansvaret for behandling av personopplysingar om tilsette. Opplysingane blir henta som hovudregel frå den tilsette sjølv og frå Skatteetaten ved innhenting av skattekort. I tillegg får arbeidsgjevar opplysningar frå fagforeiningar om fagforeiningskontingent og kreditorar for trekk i løn.

Personalmappe

Kommunen nyttar elektroniske personalmapper som er lagra i sak- og arkivsystemet. Arkivleiar har det daglege ansvaret for arkivsystemet. Kommunen har databehandlaravtale med leverandøren. Personalmappene inneheld nødvendige opplysingar om vedkomande sitt tilsetjingsforhold, arbeidsinstruks og tilrettelegging av arbeidet.  Personalmappene blir bevara for ettertida. Personalmappene er tilgangsstyrt.

Økonomi-, lønns- og personalsystem

Kommunen nyttar elektronisk økonomi-, lønns- og personalsystem for behandling av personopplysingar om tilsette.  Kommunen har databehandlaravtale med leverandøren. Opplysingar blir lagra i tråd med rekneskapslova.

Personopplysingar som blir registrerte er kontaktopplysingar, fødselsnummer, opplysingar om pårørande, opplysingar for utbetaling av lønn og fagforeiningstilhøyrsel. Kommunen innhentar opplysing om lønnstrekk frå skatteetaten. Opplysingane blir berre utleverte i samband med lønnsutbetalingar og andre lovpliktige utleveringar. Opplysingane blir lagra i tråd med rekneskapslova og bokføringslova.

Kommunen sitt økonomisystem er kjelde for tilsette sin tilgang til kommunen sin IKT infrastruktur. Tilgangane er brukarstyrd og gir dei tilsett tilgang til nødvendige fagsystem. Når tilsette sluttar, blir alle sletta tilgangar.

Tids- og fråværsregistrering

Kommunen nyttar elektronisk tids- og fråværsregistrering. Formålet er kontroll av nærvær og fråvær. Det blir registrert nødvendige opplysingar som kontaktopplysingar, inn/ut-stemplingar og fråvær. Kommunen har databehandlaravtale med leverandøren.

Rekruttering

Kommunen nyttar eit elektronisk rekrutteringssystem. Formålet er rekruttering og ta i vare heile søknadsprosessen frå utlysing til tilsetjing. Nødvendige opplysingar til behandling av søknaden blir lagd inn av søkjaren sjølv. Kandidatar i rekrutteringsprosjekt blir sletta etter 12 månader med varsel fire veker før sletting. Kommunen har databehandlaravtale med leverandøren. Opplysingane blir ikkje utleverte til andre. Alle stillingssøknader blir journalførte i kommunen sin postjournal og arkivert i kommunen sitt saks- og arkivsystem, samt overførd direkte frå rekrutteringssystemet. Namnet til stillingssøkjaren blir skjerma i offentleg postjournal.