Aukra kommune behandlar personopplysningar i mellom alla desse fagsystema: Visma Barnehage, Visma Flyt skole og Speedadmin (kulturskolen). SFO-opptak vert administrert i sakssystemet ePhorte. Skolane behandlar også personopplysningar i kartleggingsverktyet Spekter (kartlegging rundt elevens skolemiljø/mobbing).

Fagsystema inneheld informasjon om: 

• Namn, adresse, fødselsnummer, føresette/foreldre, kontoopplysningar
• Forhold mellom skole/barnehage og heim
• Fødselsnummer blir brukt for å kunne skilje barnehagebarn og elevar i elevmapper, for å forhindre forveksling og dermed sikre personopplysningskvalitet.

• Systema kan innehalde sensitiv personinformasjon som helseopplysningar. 

Omfanget av dokumentasjon vil variere med den enkelte elev sin opplæringssituasjon.

Eksempel på dokument som vert arkivert i elevmappa for skole:

• Namn, adresse og fødselsnummer
• Namn på foreldre/føresette
• Opplysnings- og samtykkeskjema for grunnskolen
• Individuelle opplæringsplaner
• Pedagogiske rapportar/halvårsrapportar
• Dokumentasjon på elevvurdering
• Spesialpedagogiske tiltak
• Sakkyndig tilråding
• Melding til og korrespondanse med barnevernet
• Disiplinære forhold
• Helseforhold
• Livssyn, etnisk eller språkleg bakgrunn
• Misbruk av rusmidlar i skoletida
• Skademeldingar til trygdeverket/forsikringsselskap
• Enkeltvedtak*
• Notat frå kontaktlærar/rådgjevar/sosiallærar
• Korrespondanse mellom heim og skole
• Søknad om utvida tid til eksamen
• Overføringsskjema som gjeld overføring av informasjon mellom ungdomsskole og
  vidaregåande skole

Eksempel på dokument som vert arkivert i elevmappa barnehage:

• Signert svarbrev om mottatt plass
• Namn, adresse og fødselsnummer
• Namn på foreldre/føresette
• Samtykkeskjema for barnehagen
• Individuelle opplæringsplaner
• Referat frå ansvarsgruppemøte
• Pedagogiske rapportar/halvårsrapportar
• Dokumentasjon på vurdering av barn
• Spesialpedagogiske tiltak
• Sakkyndig tilråding
• Melding til, og korrespondanse med barnevernet
• Helseforhold
• Skademeldingar til trygdeverket/forsikringsselskap
• Enkeltvedtak
• Notat frå spesialpedagog/pedagogisk leiar/styrar
• Korrespondanse mellom heim og barnehage

Eksempel på opplysningar om barn og foreldre/føresette i kulturskolen sitt fagsystem: 

• Namn
• Adresse
• Telefonnummer
• e-postadresse
• Kontonummer
• Fødselsnummer barn og føresette/foreldre
• Kva type tilbod eleven har

Spekter

Spekter er eit ikkje-anonymt kartleggingsverkty/spørsjeskjema som vert brukt for å avdekke mobbing og kartlegge læringsmiljø i ein skoleklasse. Spørjeskjemaet vert tilbudt både digitalt og i papirversjon. Elevar som svarar på skjemaet, gjer følgjande personopplysningar:

• Eige namn og klasse
• Opplysningar om eigen trivsel (venner, bråk etc.)
• Gje opplysningar om namn på andre elevar som bråkar
• Opplysningar om eleven sjølv er blitt mobba
• Gje opplysningar om namn på kven som mobbar eleven
• Opplysningar om eleven sjølv mobbar
• Opplysningar om namn på andre elevar som blir mobba
• Opplysningar om namn på andre elevar som mobbar

I tillegg har undersøkinga eit fritekstfelt.