Servicessjefen er delegert behandlingsansvarleg for arkivet. Arkivleiar er delegert dagleg ansvar for drifta av kommunen sitt arkiv. Kommunen har databehandlaravtale med leverandøren.
Sak- og arkivsystemet følgjer offentlege standard (NOARK) og er tilgangsstyrt. I tillegg blir fleire fagsystem nytta innanfor dei einskilde verksemdene for saksbehandling. Der fagsystemet også er eit arkivsystem, følgjer dette NOARK Einingsleiar er ansvarleg for den daglege arkiveringa i fagsystemet.
Kva for personopplysningar registrerar vi i saks- og arkivsystemet?
Vi registrerer personopplysingar som namn, adresse, telefonnummer og annan relevant informasjon som går fram av henvendinga kommunen mottek. Fødselsnummer blir registrert i saker når det er nødvendig for sikker identifikasjon og for å gjere det mogeleg med elektronisk utsending av dokument. Sak- og arkivsystemet og fagsystem hentar adresse frå folkeregisteret og Brønnøysundregisteret. Saksdokument kan i tillegg innehalde både teiepliktig informasjon og sensitive personopplysingar.
Oversikt over personopplysningar som blir registrert i saks- og arkivsystemet
I saks- og arkivsystemet har kommunen registrert informasjon om ulike tenestemottakarar som barnehagebarn, elevar og andre brukarar av kommunale tenester. Nedanfor følgjer ei liste over kva type personopplysningar som blir registrert i saks- og arkivsystemet:
- Namn
- Adresse
- Anna kontaktinformasjon
- ID-nummer
- Gards- og bruksnummer
- Helseopplysningar
- Foto/bilder
- Bilnummer
- Økonomiske forhold
- Sosiale forhold
- med meir
Postjournal
Kommunen sin offentlege postjournal ligg på kommunen si heimeside. Dette er ein journal over kommunen sine inngåande og utgåande dokument som blir registrert i sak- og arkivsystemet. Journalføringar i andre fagsystem blir ikkje lagde på offentleg journal.